Informatie over gegevensbescherming voor leveranciers

Gegevensbescherming is voor ons een belangrijk punt van zorg. Hieronder informeren wij u hoe wij uw gegevens verwerken en op welke rechten u aanspraak kunt maken.

1. Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en met wie kunt u contact opnemen? 

MEIKO Nederland BV,
Aploniastraat 40,
3084 CC ROTTERDAM
Tel. : +31 (0) 88 10 50 000, Fax. : +31 (0) 88 10 50 050,
info@meiko.nl

2. Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming 

Evert Dunk
Managing Director
+31 (0)88 10 50 000
due@meiko.nl

3. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrondslag 

Uw persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de AVG, de Federal Data Protection Act (BDSG) en andere relevante voorschriften betreffende gegevensbescherming. De verwerking en het gebruik van de individuele gegevens is afhankelijk van de overeengekomen of gevraagde dienst. 

3.1 Toestemming (art. 6, lid 1a AVG) 

Als u ons toestemming hebt gegeven voor de verwerking van persoonlijke gegevens, dan is de desbetreffende toestemming de rechtsgrond voor de daar genoemde verwerking. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken voor de toekomst. 

3.2 Vervulling van contractuele verplichtingen (art. 6, lid 1b AVG) 

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens om onze contracten en overeenkomsten met u uit te voeren. Bovendien worden uw persoonsgegevens verwerkt voor de uitvoering van maatregelen en activiteiten in het kader van precontractuele relaties. 

3.3 Naleving van wettelijke verplichtingen (art. 6, lid 1c AVG) 

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens, indien dit noodzakelijk is voor het nakomen van wettelijke verplichtingen (bijv. commerciële, fiscale wetten). Bovendien verwerken wij uw gegevens, indien nodig, om te voldoen aan de fiscale controle- en rapportageverplichtingen, evenals de archivering van gegevens ten behoeve van gegevensbescherming en gegevensbeveiliging en voor controle door de belastingdienst en andere autoriteiten. Daarnaast kan de openbaarmaking van persoonsgegevens noodzakelijk worden in het kader van regerings-/gerechtelijke maatregelen met het oog op het verzamelen van bewijsmateriaal, het vervolgen van misdrijven of het afdwingen van civiele vorderingen. 

3.4 Gerechtvaardigde belangen van ons of derden (art. 6, lid 1f AVG) 

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens ook gebruiken op basis van een belangenafweging om de legitieme belangen van ons of van derden te beschermen. Dit gebeurt voor de volgende doeleinden: 

• Onderzoek en optimalisatie van procedures voor behoeftenanalyse en directe benadering van leveranciers.
• Voor reclame of marktonderzoek, als u geen bezwaar hebt gemaakt tegen het gebruik van uw gegevens. 
• Voor de beperkte opslag van uw gegevens, als een verwijdering niet mogelijk is of alleen met onevenredig hoge kosten vanwege het speciale soort opslag. 
• Voor de verdere ontwikkeling van diensten en producten en bestaande systemen en processen. 
• Voor statistische evaluaties of voor marktanalyses. 
• Voor de certificering van privaatrechtelijke of officiële aangelegenheden. 
• voor het instellen van rechtsvorderingen en verweermiddelen in juridische geschillen die niet rechtstreeks aan de contractuele relatie zijn toe te schrijven. 
• voor de bescherming en uitoefening van onze huisrechten door middel van passende maatregelen (bijv. videobewaking).
• voor het verzamelen van gegevens volgens ons online formulier “Zelfopenbaarmaking leverancier”

4. Categorieën van persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt 

De volgende gegevens worden verwerkt: 

• Persoonsgegevens (naam, beroep/branche en vergelijkbare gegevens) 
• Contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer en vergelijkbare gegevens) 
• Leveranciersgeschiedenis 

We verwerken ook persoonlijke gegevens uit openbare bronnen (bijv. internet, media, pers). Wij verwerken, indien nodig voor het verlenen van onze diensten, persoonlijke gegevens die wij rechtmatig van derden (bijv. adresuitgevers, kredietagentschappen) hebben ontvangen.

5. Wie ontvangt uw gegevens? 

Wij geven uw persoonlijke gegevens binnen ons bedrijf door aan de afdelingen die deze gegevens nodig hebben om hun contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen of om onze legitieme belangen te behartigen. 

Daarnaast kunnen de volgende instanties uw gegevens ontvangen: 

• door ons ingezette verwerkers (art. 28 AVG), aanbieders van diensten voor ondersteunende activiteiten en andere verantwoordelijken als bedoeld in de AVG, in het bijzonder op de gebieden IT-dienstverlening, logistiek, koeriersdiensten, drukkerijdiensten, externe computercentra, ondersteuning/onderhoud van IT-toepassingen, archivering, documentverwerking, boekhouding en controlling, gegevensvernietiging, inkoop/aankoop, klantenbeheer, postverwerkingsbedrijven, marketing, telefonie, websitemanagement, belastingadvies, audit-diensten, kredietinstellingen, 
• openbare organen en instellingen in het geval van een wettelijke of officiële verplichting, op grond waarvan wij verplicht zijn informatie te verstrekken, te rapporteren of gegevens door te geven, of doorgifte van gegevens in het openbaar belang is
• Organen en instellingen op basis van onze legitieme belangen of de legitieme belangen van de derde partij (bijv. autoriteiten, kredietagentschappen, incassobureaus, advocaten, rechtbanken, deskundigen en toezichthoudende instanties)
• andere instanties waarvoor u ons uw toestemming hebt gegeven voor de overdracht van gegevens. 

6. Doorgifte van uw gegevens naar een derde land of naar een internationale organisatie 

Er vind geen gegevensverwerking buiten de EU of de EER plaats. 

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens? 

Waar nodig verwerken wij uw persoonlijke gegevens voor de duur van onze zakelijke relatie, waaronder ook het aangaan en uitvoeren van een contract. 
Daarnaast zijn wij onderworpen aan verschillende opslag- en documentatieverplichtingen, waaronder die uit het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) en het Fiscaal Wetboek (AO). De daar genoemde bewaartermijnen en documentatie gelden tot tien jaar na het einde van de zakelijke relatie of de precontractuele rechtsverhouding. 
Ten slotte wordt de opslagduur ook beoordeeld op basis van de wettelijke verjaringstermijnen, die bijvoorbeeld overeenkomstig het Burgerlijk Wetboek kunnen variëren. Gewoonlijk betreft het drie jaar, in bijzondere gevallen kan het echter ook om dertig jaar gaan. 

8. In hoeverre is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming in individuele gevallen? 

Wij maken geen gebruik van zuiver geautomatiseerde besluitvormingsprocedures in overeenstemming met artikel 22 AVG. Indien wij in individuele gevallen van deze procedures gebruik maken, zullen wij u hierover afzonderlijk informeren indien de wet dit vereist. 

9. Uw privacy 

U hebt het recht op inzage (artikel 15 AVG), het recht op rectificatie (artikel 16 AVG), het recht op gegevensverwijdering (artikel 17 AVG), het recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG) en het recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG). Daarnaast bestaat er een recht van beroep bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG). Overeenkomstig artikel 21 AVG hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door ons. Dit recht van bezwaar geldt echter alleen in het geval van zeer bijzondere omstandigheden in uw persoonlijke situatie, waarbij de rechten van ons bedrijf in strijd kunnen zijn met uw recht van bezwaar. Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming (datenschutz@meiko.de)

10. Omvang van uw verplichtingen om ons uw gegevens te verstrekken 

U hoeft alleen die gegevens te verstrekken die nodig zijn voor het aangaan en uitvoeren van een zakelijke relatie of voor een precontractuele relatie met ons of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Zonder deze informatie zijn wij meestal niet in staat om de overeenkomst te sluiten of uit te voeren. Dit kan ook betrekking hebben op gegevens die later in het kader van de zakelijke relatie nodig zijn. Als wij u ook om andere gegevens vragen, wordt u apart op de hoogte gesteld van het vrijwillige karakter van de informatie. 

11. Informatie over uw recht van bezwaar art 21 AVG 

U hebt op elk moment het recht om bezwaar in te dienen tegen de verwerking van uw gegevens die op grond van art. 6, lid 1f AVG (gegevensverwerking waarbij de belangen worden afgewogen) of art. 6, lid 1e AVG (gegevensverwerking in het kader van een algemeen belang) als daarvoor redenen aanwezig zijn, die uit uw bijzondere situatie voortkomen. Dit geldt ook voor het opstellen van profielen op basis van deze bepaling in de zin van artikel 4, lid 4 AVG. 

Wanneer u bezwaar maakt, zullen wij uw persoonsgegevens niet verder verwerken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aan kunnen voeren die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij kunnen uw persoonlijke gegevens ook verwerken ten behoeve van direct marketing. Indien u geen reclame wenst te ontvangen, hebt u te allen tijde het recht om bezwaar te maken. We zullen deze tegenstrijdigheid voor de toekomst in overweging nemen. 

Wij zullen uw gegevens niet langer verwerken voor direct marketing doeleinden als u bezwaar maakt tegen de verwerking voor deze doeleinden. Het bezwaarschrift kan informeel naar het onder punt 1 genoemde adres worden gestuurd. 

12. Uw recht om in beroep te gaan bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit 

U hebt het recht om in beroep te gaan bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG). 

De toezichthoudende autoriteit die voor ons verantwoordelijk is 

Staatscommissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie Baden-Württemberg
Königstrasse 10 a
70173 Stuttgart, Duitsland
Telefoon +49 711 615541 0
poststelle@lfdi.bwl.de